关于企业或其他组织来说，外部会议一般是必不可少的，如学术交流、科研判定、国外单位赏识、检测认证等。那么，会议场所一般需求的是一个合格的场所安置。
欢迎标语：欢迎标语的主要内容为“欢迎……一行赏识教导”或直接写会议主题。其表现形式可所以横幅悬挂、投影仪PPT展示、LED屏或其他液晶屏展示等。为了阐明会议的核心内容，也能够用来奉告员工会议的重要性。
电脑和投影仪预备：一般电脑投影仪用于非通讯会议，所以有必要提早预备好电脑、麦克风、投影仪等，防止接口不兼容或接触不良。导致会议间断。 座位卡预备：关于比较重要的场所，一般需求依据领队的重要性打印卡和放置卡。一般来说，宾客卡和主持人领导卡应该放在每一面。 ,中心是主引线，卡片格局和颜色要一同。
会议文件、纸笔：会议文件也应一同，印刷明晰，制造精巧，纸笔摆放规整。
会议小吃预备：关于时刻较长的会议，应预备适量的水果、小吃、糕点等，以显示会议的重要性，也能够缓解参会人员的疲惫，促进会议的顺利进行。 会议茶具的预备：依据季节预备，夏日瓶装水较好，稠度高；冬季要预备茶水，适量预备一些咖啡。
会议指示牌、灯光亮度、会议温度等都是会场需求留意的事项，没有最好，只需更好。
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