成功的展览活动源于成功的展览策划。成功的规划源于社会资源的有效整合。有效的资源整合必须使用有效的方法。成功的策划源于一个合格的展览策划师。会展规划是一个整合相关社会资源和系统工程的过程。因此，运用系统的概念来理解资源，运用系统的方法来分析和整合资源，运用系统的功能来优化资源，是会展策划成功的创新思维原则之一。
根据展览活动的一般特点，整个系统由名称、内容、时间、地点和组织五个要素组成。这五个要素相互关联，形成了展览活动的主要功能，并对社会产生影响。展览活动具有增加当地市场消费、增加城市知名度、提高当地产业知识、扩大商机、共同保护文化资产、增加就业机会六大功能。为了实现这些功能在不同的度,展览组织者和策划者整合各种资源相关展览活动为一个完整的系统,并协调系统中相关要素之间的关系,从而实现系统功能的优化,从而达到会展活动成功举办的目的。
五W系统分析法是将WBSA商业规划知识体系中的OK原则与会展运营实践经验相结合的会展策划思维方法。所谓的“5W”是指
1、WHAT (做什么)？即为做什么样的展览项目?包括项目名称、主题、内容、形式等。
2、WHY (为何做)？也就是说，选择这个项目的背景原因是什么。答案是基于对与项目相关的宏观、微观资源和环境的分析、整理和判断；
3、WHO (谁来参与)？项目实施的组织和参与者是什么？它包括选择支持、赞助、承办、执行、共同赞助、赞助、展览、参与等单位;
4、WHERE （何地做）?也就是说，在哪里举行项目。它包括对东道国所在的政治、经济、地理、文化、行政和人力资源的分析和判断；
5、WHEN (何时做)？即项目实施的准确时间。通常包括项目计划，准备，执行时间和周期。会展组织者和策划者可以运用五维系统分析法，简单、清晰、系统地分析和组织会展活动的相关资源，科学地定位会展活动的要素。